Adempimenti ufficio segreteria Elezioni comunali/Cambio Amministrazione

Gentile Dott.ssa Guagnini,

ci scusiamo per la tardiva risposta ma il quesito posto ha prodotto diverse analisi.

Il cambio dell’Amministrazione comunale comporta una serie di adempimenti e obblighi a carico dell’ufficio segreteria, al fine di garantire la continuità amministrativa e un ordinato passaggio di consegne. Di seguito, si fornisce una panoramica delle principali attività da svolgere:
Prima del primo Consiglio/Giunta:

• Predisposizione delle delibere per il primo Consiglio/Giunta: L’ufficio segreteria deve predisporre le delibere da sottoporre al primo Consiglio o alla prima Giunta, tra cui:
• Delibera di convalida dell’elezione del Sindaco e dei Consiglieri comunali;
• Delibera di nomina del Presidente del Consiglio comunale;
• Delibera di elezione dei componenti della Giunta comunale;
• Delibera di adozione del programma di mandato del Sindaco;
• Altre delibere urgenti e indifferibili.
• Predisposizione del verbale del primo Consiglio/Giunta: L’ufficio segreteria deve predisporre il verbale del primo Consiglio o della prima Giunta, riportando le delibere adottate, le discussioni avvenute e le decisioni assunte.
• Comunicazione al Prefetto e all’Organo di controllo: L’ufficio segreteria deve comunicare al Prefetto e all’Organo di controllo l’avvenuta elezione del Sindaco e dei Consiglieri comunali, nonché la composizione della Giunta comunale.
• Aggiornamento del sito web del Comune: L’ufficio segreteria deve aggiornare il sito web del Comune con le informazioni relative alla nuova Amministrazione, tra cui i nominativi del Sindaco, dei Consiglieri comunali e degli Assessori.

Entro i primi 30 giorni dal primo Consiglio/Giunta:

• Trasmissione delle deleghe al Segretario comunale: Il Sindaco deve trasmettere al Segretario comunale le deleghe inerenti alle funzioni e ai compiti di competenza.
• Nomina del Direttore Generale: Il Sindaco e la Giunta comunale possono procedere alla nomina del Direttore Generale, se previsto dallo statuto comunale.
• Predisposizione del piano di organizzazione degli uffici e dei servizi: L’ufficio segreteria deve predisporre il piano di organizzazione degli uffici e dei servizi, in coerenza con le indicazioni del programma di mandato del Sindaco.
• Predisposizione del bilancio di previsione: L’ufficio segreteria deve predisporre il bilancio di previsione dell’Ente, in collaborazione con gli uffici competenti.

Altri adempimenti:

• Gestione del tesseramento dei Consiglieri comunali: L’ufficio segreteria deve gestire il tesseramento dei Consiglieri comunali, rilasciando loro le relative credenziali.
• Organizzazione delle sedute del Consiglio comunale e della Giunta comunale: L’ufficio segreteria deve provvedere all’organizzazione delle sedute del Consiglio comunale e della Giunta comunale, predisponendo l’ordine del giorno, convocando i componenti e redigendo i verbali.
• Gestione del protocollo e dell’archivio: L’ufficio segreteria deve gestire il protocollo e l’archivio dell’Ente, assicurando la conservazione e la corretta tenuta della documentazione.
• Rilascio di certificati e attestazioni: L’ufficio segreteria deve rilasciare ai cittadini i certificati e le attestazioni di competenza.
• Svolgimento di altri compiti di supporto all’Amministrazione comunale: L’ufficio segreteria svolge altri compiti di supporto all’Amministrazione comunale, secondo quanto previsto dallo statuto e dai regolamenti.

Cambio della firma:

• Con il cambio dell’Amministrazione, è necessario procedere al cambio della firma digitale e di altri sistemi di firma elettronica utilizzati dall’Ente.

Chiaramente il nostro parere non è vincolante ma pone solo un altro punto di vista.
Un caro saluto

Responsabile Esecutivo
Claudio Valeri